Behörden digitalisieren -Woran scheitert es?

07. Februar 2022

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist fest auf den Fax- und Aktenordnerstandard eingestellt. Neuere Kommunikationskanäle wie Email oder Verwaltungssysteme die Daten dezentral, z.B. in der Cloud, speichern, werden spärlich bis gar nicht eingesetzt. In einem eigentlich so hoch entwickelten, fortschrittlichen und innovativen Land wie der Bundesrepublik ist das ein echtes Problem, nicht nur weil in Wirtschaft und Privathaushalten die Faxgeräte langsam aussterben. Wer Behörden digitalisieren will steht deshalb vor großen Herausforderungen. Vier davon haben wir in Ausgabe 45 des Transformation Tuesday mal näher beleuchtet.

Hürden der Digitalisierung von Behörden

  1. Föderalismus. Die deutsche Behördenlandschaft ist sehr uneinheitlich. Abläufe und Vorgaben weichen nicht nur von Bundesland zu Bundesland ab, auch innerhalb der einzelnen Niederlassungen von bundesweit agierenden Behörden werden gesetzliche und dienstliche Vorgaben und Abläufe unterschiedlich interpretiert. Das erschwert eine einheitliche Digitalisierungsstrategie.
  2. Investitionsstau. In den letzten Jahren und Jahrzehnten wurde zu wenig und noch dazu häufig an den falschen Stellen investiert. Dies ist ein strukturelles Problem, hängt aber sicherlich auch mit 1. zusammen.
  3. Hierarchie. Entscheidungen werden in der Regel nicht dort getroffen wo sie umgesetzt werden müssen. Das führt zu Vorgaben, die bisweilen nicht nur ineffizient sind, sondern auch an der Realität vorbei führen.
  4. Arbeitsweise & Mindset. Behörden sind staatstragend und als solche auf Stabilität ausgelegt. Fernab von Marktmechanismen herrscht kein Innovationsdruck. Die Nachfrage existiert einfach. Hinzu kommt, dass vorhandene Gestaltungsspielräume oft nicht bewusst sind, weshalb sich Veränderung nur schwer herbeiführen lässt.

Zwar hat die Digitalisierung von Behörden durch Corona an Fahrt aufgenommen, doch existiert noch immer ein großer Digitalisierungsstau der die Anschlussfähigkeit von öffentlichen Verwaltungen nach wie vor negativ beeinflusst. Und so ist der Stand der Digitalisierung von Behörden 2022 noch immer eher wie der anderer Unternehmen im Jahr 1970.

Vorteile der Digitalisierung von Behörden

Dabei bietet die Digitalisierung von Behörden viele Vorteile. So ist den Mitarbeitenden in Behörden durchaus bewusst, dass ihre Arbeitsweise und die Ausstattung ihrer Arbeitsplätze nicht mehr ganz zeitgemäß ist, was für viel Frust sorgt. Auch die Mitarbeitenden in Behörden haben sich weiterentwickelnde Ansprüche an ihre Arbeit. Neben dem Anspruch gute Dienste für die „Kunden“ zu erbringen (was bei der überwiegenden Mehrheit wirklich ganz oben auf der Prioritätenliste steht), wollen auch sie, wie z.B. viele andere Beschäftigte, in Zukunft gerne einige Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten und Prozessabläufe durch Digitalisierung vereinfachen.

Behörden digitalisieren

Um Behörden zu digitalisieren kann vor allem kurzfristig Punkt 4 schnell und effektiv als Hebel adressiert werden, da er keiner Anpassung von Rahmenbedingungen oder Strukturen bedarf. Trotzdem werden in Zukunft wohl ebenfalls die institutionellen Rahmenbedingungen der Förderung der Digitalisierung von Behörden verbessert, wie es der Koalitionsvertrag der neuen Regierung vorsieht. Wer gerne noch mehr zum Thema erfahren will kann sich auch gerne den neuesten Transformation Tuesday anschauen, in dem wir alle Punkte noch einmal näher beleuchten.

VierMa unterstützt bei der Digitalisierung von Behörden

Wenn auch Sie Amtsleiter:in oder Entscheider:in in einer Behörde sind und über die Möglichkeiten und Vorteile einer direkten und unbürokratischen Digitalisierung Ihrer Behörde sprechen möchten oder noch weitere Fragen haben, wie die Förderung der Digitalisierung bei Ihnen aussehen könnte schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an kontakt@vierma.de oder rufen uns einfach an: 02722 9779 140